En España, el panorama laboral ha dado un giro definitivo hacia la digitalización total. Si en 2019 el registro de jornada era la "novedad", en este 2026 se ha convertido en un requisito técnico estricto donde el papel y el Excel han pasado a mejor vida (legalmente hablando).
En Hostgreen te explicamos qué exige la ley hoy y cómo dos de las herramientas más potentes del mercado, vTiger CRM y Dolibarr ERP, pueden salvar a tu empresa de sanciones que ya no son solo una advertencia.
1. La Normativa en España: El "Fichaje Digital" 2026
La nueva regulación ha endurecido los requisitos de trazabilidad y accesibilidad. Ya no basta con tener un registro; ahora tiene que ser auditable en tiempo real. Estos son los pilares que debes cumplir:
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Digitalización Obligatoria: Se acabó el papel. El sistema debe ser digital, objetivo y garantizar que los datos no han sido manipulados a posteriori sin dejar rastro.
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Acceso Remoto para la Inspección: Los inspectores de trabajo pueden ahora solicitar acceso telemático a los registros de forma inmediata. Si no puedes generar un informe digital al instante, tienes un problema.
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Detalle de Pausas y Horas Extra: No solo se registra el inicio y el fin. La ley exige ahora desglosar las pausas (café, comida) para distinguir el tiempo de trabajo efectivo.
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Conservación de 4 años: Los datos deben estar almacenados y disponibles durante un mínimo de cuatro años.
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Prohibición de Biometría Invasiva: Salvo casos muy justificados, el uso de huella dactilar o reconocimiento facial está restringido por protección de datos. Se priorizan apps, códigos o tarjetas NFC.
2. vTiger CRM: Control Horario en el Corazón de las Ventas
Aunque vTiger es mundialmente conocido por su gestión de clientes, su arquitectura permite cumplir con la normativa de forma orgánica, especialmente para equipos comerciales o de soporte que están en constante movimiento.
¿Cómo ayuda vTiger?
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Módulo de Timesheets (Partes de Horas): vTiger permite a los empleados registrar el tiempo dedicado a proyectos o tareas específicas. Para la normativa española, esto se puede extender para registrar la jornada laboral completa.
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Movilidad y App Móvil: Es su punto fuerte. Los empleados que trabajan fuera de la oficina pueden fichar desde la aplicación oficial. El sistema registra la hora exacta y, si se configura, la ubicación desde donde se realiza el fichaje.
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Workflows y Alertas: Puedes configurar flujos de trabajo que envíen recordatorios automáticos si un empleado olvida fichar su salida o si está superando el límite de horas diarias permitidas.
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Informes Personalizados: vTiger permite exportar reportes en PDF o Excel (para análisis interno) que cumplen con la estructura que pediría un inspector, centralizando la información de toda la plantilla en un solo clic.
3. Dolibarr ERP: Robustez y Módulos Específicos
Dolibarr es el "todoterreno" del código abierto. Su gran ventaja es su modularidad: puedes añadir funciones específicas para la legislación española sin complicar el resto de tu gestión empresarial.
¿Cómo ayuda Dolibarr?
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Módulos Especializados (DoliStore): Existen soluciones como el módulo 2RegistroJornada o FICHAJES, diseñados específicamente para cumplir con el RD-ley 8/2019 y sus actualizaciones de 2026.
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Interfaz de Fichaje Intuitiva: Permite añadir botones de "Entrada", "Pausa" y "Salida" directamente en el panel de control del usuario. Al ser un ERP, estos datos se vinculan directamente con el perfil del trabajador en el módulo de Recursos Humanos.
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Trazabilidad Inalterable: Dolibarr mantiene un log de actividad. Cualquier modificación en un registro de horas queda documentada (quién lo cambió y cuándo), cumpliendo con el requisito de "integridad de datos" de la Inspección de Trabajo.
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Gestión de Documentación: Almacena de forma segura los registros durante los 4 años requeridos, permitiendo generar listados mensuales firmados digitalmente por el trabajador si fuera necesario.