El proceso de implantación de Dolibarr ERP&CRM en una empresa de servicios, abarca varias etapas cruciales: análisis, instalación, configuración, diseño y adecuación del software. Este proceso asegura que el sistema cumpla con las necesidades y requerimientos específicos de la empresa, permitiéndole aprovechar al máximo sus funcionalidades, optimizar la prestación de servicios y, como resultado, aumentar los ingresos económicos.
Para lograr este proceso constan de varias etapas que a continuación vamos a desglosar:
1°.-Etapa de Análisis y Planificación de la Puesta en Marcha de Dolibarr ERP&CRM para una Empresa de Servicios.
La etapa de análisis y planificación es significativo para el logro de la implementación de Dolibarr ERP en una organización de servicios. Durante esta etapa, se realizan el levantamiento de información y diversas tareas fundamentales que aseguran que el software se ajuste de manera adecuada a las demandas de la organización y que la transición sea lo más rápida posible. A continuación, se detallan los pasos clave de esta etapa:
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- Evaluación de Necesidades y Requerimiento:
- Identificación de los procesos actuales de la empresa y Análisis de los flujos de trabajo y la estructura organizativa para entender cómo Dolibarr puede integrarse eficazmente.
- Definición de Objetivos:
- Establecimiento de objetivos claros y alcanzables para la implementación del ERP, alineados con la estrategia de la empresa.
- Identificación de indicadores clave de rendimiento (KPIs) para medir el éxito de la implantación.
- Planificación de Recursos:
- Asignación de los recursos necesarios, incluyendo personal, presupuesto y tiempo, para llevar a cabo la implementación.
- Selección de un equipo de proyectos con roles y responsabilidades claramente definidos.
- Desarrollo del Plan de Implementación:
- Creación de un cronograma detallado que incluya todas las actividades y hitos importantes de la implementación.
- Identificación de posibles riesgos y desarrollo de planes de contingencia para mitigarlos.
- Evaluación de Necesidades y Requerimiento:
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2°.-Instalación del software Dolibarr ERP&CRM para una Empresa de Servicios:
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- La instalación del software Dolibarr no es complicada. Solo necesitas seguir los pasos indicados por el instalador. El archivo de instalación se puede descargar desde la sección de la página web de Dolibarr que está dedicada a la última versión estable del programa. El enlace específico para la descarga se encuentra en https://www.dolibarr.es/index.php/descargas-dolibarr.
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3°.-Configuración inicial de la instancia Dolibarr ERP&CRM para una Empresa de Servicios:
Una vez que el software está instalado, el siguiente paso es configurar la instancia de Dolibarr ERP. Esto incluye:
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- Configuración-Empresa/Organización:
- Configuración de los parámetros principales utilizados para personalizar el comportamiento predeterminado de su aplicación divididos en varias áreas.
- Información de su empresa/organización.
- Identificación de la empresa/organización.
- Información del año fiscal.
- Tipo de impuesto de venta:
- Gestión de IVA.
- Gestión RE.
- Gestión IRPF.
- Sello fiscal.
- Horario de apertura
- Contable
- Redes sociales
- La creación de usuarios y la asignación de roles y permisos adecuados según las responsabilidades de cada empleado.
- Configuran los módulos necesarios para la operación de la empresa, tales como gestión de clientes, facturación, contabilidad, gestión de proyectos, entre otros.
- Configuración-Empresa/Organización:
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4°.-Adecuación del software de Dolibarr ERP&CRM para una Empresa de Servicios:
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- Creación del cliente: Registra los datos de tus clientes en el apartado Gestión de Relaciones con Clientes (CRM), activando en la configuración de módulos; incluyendo información de contacto (Gestión de terceros y contactos (clientes, clientes potenciales...)), direcciones y detalles relevantes para la gestión de relaciones con los clientes (CRM).
En este apartado se registrarán todos los contactos, con especial énfasis en clientes y clientes potenciales, así como los contactos asociados a estos clientes.
Todos los clientes ingresados en este listado podrán ser seleccionados durante la generación de pedidos dentro de la gestión comercial, facilitando así un proceso de ventas más eficiente y organizado.
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- Creación de servicios: Define y registra los servicios que ofrece tu empresa en Gestión de productos (PM), especificando detalles como descripción, precios y condiciones de prestación.
Este apartado está diseñado para facilitar la creación y registro de los servicios que ofrece la empresa en el programa ERP. Al ingresar todos los servicios en el sistema, se asegura que estén disponibles para su gestión y seguimiento de manera eficiente.
Inicialmente, se considera importante distinguir y organizar los servicios para una mejor administración y acceso dentro del ERP. De esta forma, la empresa puede mantener una oferta clara y ordenada, adaptada a sus necesidades operativas y comerciales.
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- Creación de la cuenta bancaria: Configura las cuentas bancarias de la empresa en Módulos financieros (Contabilidad/tesorería), para gestionar pagos y cobros de manera eficiente.
Inicialmente, se considera importante distinguir y organizar los servicios para una mejor administración y acceso dentro del ERP. De esta forma, la empresa puede mantener una oferta clara y ordenada, adaptada a sus necesidades operativas y comerciales.
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- Pago Telemático: Configura métodos de pago electrónicos para facilitar las transacciones con tus clientes, asegurando que estén integrados con las cuentas bancarias configuradas en el apartado de Interfaces con sistemas externos, como PAYPAL y STRIPER.
El software, una vez configurado, permite a los clientes organizar el pago telemático de los servicios. El proceso de venta comienza de manera similar a la habitual, pero al generar la factura pendiente de pago, se envía un correo electrónico al cliente con el documento de la factura y un enlace web. El cliente hará clic en este enlace, que lo redirigirá a la pantalla donde podrá iniciar el pago.
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- Contratos de empresa-cliente: Registra y gestiona los contratos de servicios firmados con los clientes, estableciendo términos y condiciones de servicio, en el módulo Gestión de contratos (servicios o suscripciones recurrentes).
A veces, los clientes buscan servicios que requieran un compromiso prolongado. Para la mayoría de los servicios de duración mensual, es recomendable que la empresa ofrezca la posibilidad de formalizar un contrato si el cliente lo prefiere. Esto no solo fortalecerá la relación con los clientes, sino que también incentivará su lealtad, incluso sin establecer penalizaciones por romper el compromiso inicial y permitiendo el pago mensual de las facturas.
5º) Formación a los usuarios para el uso de Dolibarr ERP&CRM para una Empresa de Servicios:
La Formación de los Usuarios, es una de las etapas más cruciales e impórtate, ya que, es donde se le va a sacar el jugo al software para obtener mejores resultados y mayores ingresos.
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