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10 CLAVES PARA TENER ÉXITO IMPLANTANDO UN CRM EN LA PYME

Desde nuestra larga experiencia en la implantación de soluciones CRM en la nube para distintos tipos de empresa hemos querido recopilar en este artículo cada una de las claves que vemos dentro del proceso de implantación de la misma:

1º) No solo instalar el software de CRM sino ver que procesos de negocio podemos gestionar con el además de dar la formación adecuada a todos los empleados para utilizar el CRM y realizar estos casos de uso

2º) Implantar procesos de negocio de forma incremental a medida que el personal de la empresa vaya absorbiendo la nueva tenología software de CRM, no intentar entrar en desarrollos o programaciones complejos sino rápidamente implantar la solución e irla adecuando paulatinamente a cada uno de los procesos de negocio que tiene la empresa

3º) El equipo directivo de la empresa debe liderar el proceso de implantación, de nada vale que no sepan usarlo, no lideren el proyecto y hagan ver los beneficios de su implantación al resto de la empresa

4º) Alguien dentro de la empresa debe hacer de soporte de consultas acerca del uso correcto de la plataforma, debe haber un lider que comprende bien los beneficios del software CRM y que hace un uso correcto del mismo, esta persona transfiere su conocimiento al resto de empleados para establecer los patrones de casos de uso apropiados del sistema CRM dentro de la empresa

5º) Debemos buscar soluciones crm en la web que esten 100% accesibles, sean ágiles y rápidas, si el sistema esta en un servidor local que esta siempre caido o no esta disponible en movilidad esto puede frenar el uso del mismo y la eficiencia en la gestión

6º) Probar prototipos del sistema CRM rápidamente para ver que en el se pueden implantar estos procesos de negocio en la gestión comercial o de postventa de nuestra empresa. No entrar en el desarrollo de un proyecto software que no podemos tocar hasta pasados varios meses, actualmente existe una muy buena oferta de soluciones de software libre (VTiger CRM) que nos permiten tocar la solución desde el inicio del proyecto y sentirnos reflejados en ella rápidamente viendo un prototipo o demo de la misma

7º) Tener posibilidades de integraciones con terceros sistemas de ERP, correo electrónico, portal web, apps, exportación hacia ofimática. Si nuestro CRM es un software cerrado y que no interopera con terceros sistemas esto provocará que no sea "compatible" con el resto del ecosistema que le va ha rodear en nuestra empresa. El uso de programas abiertos de software libre como VTiger CRM garantizan el éxito en este sentido

8º) Importar datos inicialmente al sistema de CRM es otra de las claves para propiciar el uso del mismo y reducir el salto a dar en el primer escalón del proyecto. Todo tendra mas probabilidad de éxito si los usuarios se encuentran ya en el CRM todos los datos de clientes de la empresa, los productos de la misma, las plantillas HTML de los correos electrónicos con las comunicaciones comerciales, todos los contactos con sus teléfonos y emails, bases de datos de empresas potenciales para ir trabajando con campañas de eMarketing

9º) Establecer métricas que nos indiquen el grado de uso e implantación del CRM en nuestra empresa es otra de las claves de éxito. Medir siempre es importante, saber que mes a mes se van incrementando el número de contactos, llamadas, visitas, clientes, oportunidades nos puede dar una idea de si el proyecto va por buen camino o no

10º) Disponer del apoyo de un partner tecnólogico como Hostgreen que nos sirva como plataforma para el desarrollo y gestión del conocimiento técnico sobre la plataforma de software CRM implantada es quizás una de las claves de éxito cuando las metas y requerimientos del proyecto sean ambiciosos para la empresa. Aprovecharnos en nuestra empresa de toda la experiencia en otros tipos de implantaciones para otros tipos de empresas de los consultores de Hostgreen puede ser una de las claves para ir más rápido en la implantación y sacar el máximo rendimiento y beneficio a la herramienta CRM